”Mitä hyötyä työnsuunnittelusta muka on, kyllä kai kaikki tietää, mitä sesonkitöissä tehdään ja että lehmät pitää lypsää joka päivä, enkä kuitenkaan voi ennakoida, kun aina tulee joku katastrofi…”
Hetkinen, seis! Kuulostaako tutulta? Onko työnsuunnittelu tosiaan vain pala paperia, vailla suurempaa tarkoitusta vai voisiko sillä olla muutakin annettavaa? Voiko hyvä työnsuunnittelu antaa jotain uutta ja helpottaa arkea?
Työnsuunnittelua voidaan tehdä vuosi-, kuukausi- tai viikkotasolla. Vuositasolla suunnittelussa auttaa vuosikello. Se auttaa hahmottamaan, milloin mikäkin tekeminen tulee aloittaa tai hoitaa, jotta aikataulut toimisivat. Vuosikellon avulla pystyttään myös helposti näkemään päällekkäiset prosessit ja tarvittaessa muokkaamaan niitä, jotta työn kuormitus saadaan tasaisemmaksi.
Vuosikelloon voi laittaa kaikki tiedossa olevat tehtävät, tapahtumat ja lomasuunnittelut. Vuosikellon voi tehdä esimerkiksi navetan sisäisitä prosesseista tai koko yritystä koskevana. Tällöin sisältöä ja tasoja saa peilattua monelta eri kantilta, ja samalla voi pohtia, onko työn kuorma ja vastuualueet tasapainossa.
Vuosikellon tavoitteena on luoda selkeää työsuunnitelmaa vuoden ajalle. Siihen voidaan yhdistää myös tulevan vuoden tavoite. Tavoitteita ja tekemisiä voidaan viedä taas kuukausitasolle ja siitä viikkotasolle, jos se on tarpeen. Vuosikellon muodossa esitetty konkreettinen vuosisuunnitelma auttaa pysymään ajan tasalla ja varaamaan riittävästi aikaa eri asioiden valmisteluun. Kaikkiin asioihin ei pysty varautumaan ennalta, mutta vuosikello antaa siihen mahdollisuuksia ja auttaa näin myös riskien hallinnassa.
Vuosikellon hyötyinä on siis ajanhallinta, tekemisten ennakointi, tekemisten ja prosessien synkronointi sekä mahdollisten päällekkäisten tekemisten ja työkuormien näkyväksi tekeminen.
Työterveyshuollon ja johtamispalveluiden asiantuntija
ProAgria Itä-Suomi
