Työohjeilla vaihtelu hallintaan

Hyvin laadittujen työohjeiden avulla helpotetaan yrittäjän arkea, ylläpidetään tasalaatuista tekemistä ja vähennetään virheitä. Ohjeilla myös ennaltaehkäistään vahinkoja ja tapaturmia, jotka lisäävät työaikaa ja kustannuksia. Tärkeisiin työtehtäviin kannattaakin laatia kuvalliset työohjeet, joissa on kuva jokaisesta työvaiheesta. Hyvät työohjeet ovat niin selkeät, että niitä seuraamalla työn suorittaminen onnistuu. Vaikka kuvat selkeyttävät monia työvaiheita, kannattaa ohjeet laatia niillä kielillä, joita tilalla puhutaan.

SOP-työohje tarkoittaa vakioitua, kirjallista työohjetta. Usein luulemme tekevämme työt samalla tavoin, mutta käytännössä vain harvoin on niin. Tapoja on yhtä monta kuin tekijöitäkin, ja vaihtelu kasvaa. SOP työohjeet tehdään yhdessä työntekijöiden kanssa. Työvaiheet käydään läpi keskustellen, ja valiten niistä paras tapa toimia, joka kuvataan. Keskustelussa pitää myös sanoa itsestäänselvyyksiä ääneen, että kaikilla on varmasti yhtenäinen käsitys siitä, mitä, miten ja miksi tehdään. Tämä toimintatapa työohjeiden teossa tukee myös motivaatiota ja parantaa sitoutumista.

SOP-työohjeet toimivat tiiviimmissä, vakiintuneissa työyhteisöissä, mutta esimerkiksi kausityössä puutarhatiloilla, missä iso joukko työntekijöitä käy lyhyen aikaa tilalla töissä, tällainen tekotapa ei toimi. Hyvin laaditut, kuvalliset työohjeet helpottavat kuitenkin merkittävästi kausityövoiman perehdytyksessä, sekä tasaavat työn laatua. Puutarhatilalla ohjeet voidaankin tehdä esimerkiksi yhdessä työnjohtajien kanssa.

Työohjeiden teossa ulkopuolisen asiantuntijan käytöstä on apua riippumatta siitä, millä kokoonpanolla ohjeita tehdään. Ulkopuolinen asiantuntija varmistaa kaikkien näkökulmien esiintuloa esittämällä tarkentavia kysymyksiä jokaiselle tiimiläiselle. Kausityövoimalle ohjeita tehtäessä yrittäjä voi joutua laatimaan ne yksin, jolloin tuttua työtä ei välttämättä osaa kuvata ensikertalaiselle riittävällä tarkkuudella, tällöin asiantuntija auttaa esittämällä tarkentavia kysymyksiä työvaiheista. Laadittaessa työohjeita ulkopuolisen asiantuntijan kanssa, joudutaan yrityksen toimintatapoja sanoittamaan ja perustelemaan.

Työohjeet ovat aina yrityskohtaisia, sillä samankin työn tekemisen yksityiskohdat vaihtelevat tilalta toiselle. Kuvat työohjeissa ovat tärkeitä oikealle ymmärrykselle, kuinka paljon on riittävästi, mikä on liikaa, oikea kypsyys jne,. Tekstin tulee olla lyhyttä ja tarkkaa.

Työohjeet voidaan laatia joko kirjalliseksi tai videoiksi. Video auttaa selkeyttämään työvaiheita, kun kuvallinen työohje tuntuu riittämättömältä, ja madaltaa perehdyttäjän ja perehdytettävän välistä kielimuuria. Videot voi tallentaa QR-koodin taakse, joka voidaan tulostaa, laminoida ja kiinnittää työkohteen lähelle, mistä opastusvideon voi tarvittaessa katsoa esim. omalla älypuhelimellaan. Työohjeet on tärkeää säilyttää tehtävän työn äärellä, katseen tai käden ulottuvilla.

Kertaalleen laadittuja työohjeita tulee päivittää tarpeen mukaan. Keskustelu ja työntekijöiden kuuntelu ovat tärkeä osa työohjeiden päivittämistä. Työntekijät ovat voineet työnsä ohessa kehittää kätevämmän tavan toimia, joka tuottaa turvallisesti yhtä laadukkaan lopputuloksen. Päivitykselle on tarvetta myös silloin, jos yrityksessä otetaan käyttöön uusia toimintatapoja.

Työohjeet helpottavat uusien työntekijöiden perehdytyksessä, ovat apuna lomittajille ja vähentävät puheluja ohjeiden kysymiseksi. Yrittäjiltä saadun palautteen mukaan ohjeita kysyvät puhelut vähenivät ratkaisevasti, kun useimpiin niistä pystyi vastaamaan: ”Katso sieltä ohjeesta”. Tällä on todettu olevan merkittävä säästö työaikaan ja tekemisen laatu vakiintuu.

Virpi Reinikainen
ProAgrian valtakunnallinen HR-tiimi, henkilöstöjohtaminen, lean, SOP-työohjeet

Virpi Reinikaisen on osa ProAgrian valtakunnallista henkilöstöjohtamisen asiantuntijoiden verkostoa osaamisalueenaan perehdyttäminen ja arjen henkilöstöhallinto. Virpin toimenkuvaan kuuluu myös maitotilojen asiakkuuksien hoitoa sekä työskentelyä Järvi-Suomen Biokaasu-hankkeessa.