Lean on paitsi johtamisfilosofia myös kasa käytännöllisiä työkaluja

Lean on maailmankuulu johtamismenetelmä, joka autoteollisuuden syntyvuosien jälkeen on vuosikymmenten myötä levinnyt teollisuudesta lähes kaikille aloille. Suomessa suurin buumi on juuri nyt terveydenhuoltosektorilla. Usein yrityksissä toimintatapaa nimitetään yrityksen omalla nimellä, aivan kuten Toyotalla aikoinaan TPS eli Toyota Production System. Nimestä viis, lean on testattu toimivaksi kaikenkokoisissa yrityksissä ja sitä käyttävät miljoonat ihmiset ympäri maailmaa.

Lean-filosofiaan liittyvät vahvasti yrityksen arvot, periaatteet ja toimintamenetelmät. Yksinkertaistettuna Lean on jatkuvaa parantamista, jossa tavoitellaan resurssitehokkuuden sijaan virtaustehokkuutta ja poistetaan hukkaa. Hukan lähteitä on nimetty useita. Arjessa lean tarkoittaa sitä, että tunnistetaan arvoa tuottava työ, keskitytään siihen ja vältetään turhaa. Tehdään asiat kerralla oikein ja oikeaan aikaan. Koko henkilöstön mukana olo on leanin onnistumisen elinehto. Oikea suunta yrityksen kehittämiselle löytyy määrittelemällä pohjantähti eli visio, johon ollaan matkalla. Suunta on hyvä tarkistaa aika ajoin. Vision, tavoitteiden ja mittareiden esillä olo tukee sitoutumista ja lisää läpinäkyvyyttä.

Lean on myös siitä mukava menetelmä, että perehtyä voi työkalu kerrallaan tai vaikka vain poimia itselle sopivimmat käyttöön. Itse asiassa leanin työkalut ovat ehkä tutumpia kuin filosofia itse. Lean-työkalupakkiin kuuluvat arkipäivän managementin työkalu valkotaulu, jossa työnjohdon lisäksi seurataan tavoitteiden toteutumista, nostetaan uusia ja etsitään parannuksia. A3 parannusmenetelmällä kysellään missä halutaan olla, miksi ei olla siellä, mitä pitäisi tehdä ja miten varmistetaan, että olemme oikealla kehittämispolulla. Viisi kertaa miksi -kysymykset paljastavat juurisyyn ja arvovirta-analyysillä voidaan tehostaa yksittäistä prosessia tai ratkaista ongelmia.

Jatkuvan parantamisen ohella tarvitaan vakiinnuttamista. Arkipäivän työtavat sovitaan yhdessä ja kuvataan yksinkertaiseksi ohjeeksi, SOPeiksi (Standard Operation Procedure). Ohjeet sijoitetaan työn äärelle, jolloin varmistetaan sovitussa pysyminen ja tilapäisenkin työvoiman on helppo toimia oikein.

Erityisen suosittua tiloilla on soveltaa 5S-työkalua (sortteeraus, systematisointi, siivous, standardointi ja seuranta), meille itse kullekin kun tuntuu kertyvän ylimääräisiä esineitä ja vielä paikkoihin, joissa niitä ei välttämättä tarvita. Yksinkertaisesti voi sanoa, että tavaralla on vain kaksi paikkaa; sen oma paikka tai sitten joku käyttää sitä. Tavarat löytyvät aina tarvittaessa eikä etsimisen hukkaa synny.

Leanin syvimmän hyödyn saa, kun sisäistää sen ajattelun, silloin hukan ohi ei voi enää kulkea huomaamatta. Professori Sammy Obara kehottikin tämänvuotisessa Suomen Lean -yhdistyksen seminaarissa tekemään jatkuvasta parantamisesta tavan ja harjoittelemaan joka päivä. Suomessa monet äidit ja isoäidit osaavat leania luonnostaan, kuka ei ole kuullut lausetta: vie mennessäis – tuo tullessais – tee ollessais?

Jaana Kiljunen, Johtava asiantuntija, ProAgria Valmennus ja johtamiskonsultointi