Johtaminen on tiedon hallintaa

Talouden johtamisessa voidaan hyödyntää kirjanpidon tietoja ja tuotannon johtamisessa voidaan hyödyntää tietoa, jonka lainsäädäntö vaatii raportoimaan. Sitä tietoa, joka on helposti saatavilla, onkin järkevä hyödyntää. Aina on kuitenkin syytä pohtia, mitä varten käytössä oleva tieto on kerätty.

Kirjanpito on talouden johtamisen perusta. Sen kautta saadaan talouden seurantaan tarvittava tieto. Jos kirjanpito on tehty sillä ajatuksella, että täytetään lain vaatimukset, ei siitä saatava tieto riitä yrityksen johtamiseen. 

Lainsäädäntö mahdollistaa, että miljoonien liikevaihtoa pyörittävälle maatalouden harjoittajalle riittää ns. muistiinpanovelvollisuus, joka tarkoittaa, että kirjanpidoksi riittää maksuperusteiset muistiinpanot tuloista ja menoista sekä omaisuuserien poistoista. Tällainen muistiinpanovelvollisuuden täyttävä taso antaa hyvin vajavaisen kuvan yrityksen taloudesta, sillä se tehdään ensisijaisesti verottajaa varten. Veroilmoitus ja sitä varten tehty kirjanpito näyttää vain osan yrityksen taloudesta, osa jää piiloon.

Hyödynnä tuotannosta kerättyä tietoa

Kasvintuotannossa ja kotieläintuotannosta on myös omat lakisääteiset vaatimukset raportoinnille. Maidontuotannossa ollaan tiedon keräämisessä melko hyvässä tilanteessa, sillä tulosten seurantaan on vakiintunut tuotosseuranta, jonka avulla saadaan paljon ja yksityiskohtaista tietoa maidontuotannosta ihan lehmäkohtaisesti. Tuotosseuranta ei ole pakollinen mutta se on niin sanottu kultainen standardi maidontuotannossa ja noin 80 % kaikista lehmistä kuuluu tuotosseurantaan. 

Lisäksi lypsyrobotit keräävät lypsäessään paljon arvokasta tietoa tuotannon johtamisen tueksi. Kotieläintiloilla tietoa kerätään esimerkiksi teurastamoiden omista järjestelmistä. Teurastamoilla on samat tavoitteet kuin viljelijällä, joten nämä raportointi- ja seurantajärjestelmät vastaavat hyvin yrittäjän tuotannon johtamisen tarpeisiin. Kasvintuotannosta kirjaamisvaatimusten avulla varmistetaan, että noudatetaan lainsäädäntöä ja tehdyt toimenpiteet oikeita.

Löytyykö tarvittava tieto yrityksen johtamiseen? 

Vaikka yrittäjällä on lakisääteinen velvollisuus kerätä tietoa omasta toiminnastaan, on syytä muistaa, että yrityksen kehittymisen kannalta on tärkeää kerätä sellaista tietoa, joka auttaa yrityksen kehittämisessä. Usein yrityksen tilannetta selvitettäessä nousee esiin asioita, joita voidaan vain arvailla. 

Yrittäjän tekemän työn määrä on yksi sellainen asia, johon harvoin löytyy suoraa vastausta. Maatalouden harjoittajalla ei useinkaan ole tasetta, josta voitaisiin tarkastella yrityksen omaisuuseriä. Ostovelkojen tai myyntisaamisten määrä ei ole välttämättä tiedossa. Omaisuudesta saatavat tiedot jäävät usein verotusten menojäännösten tasolle ja velkamäärä tiedetään. Maataloudessa tuotantopanoksiin sitoutuu paljon pääomia ja satoon on sitoutunut työtä ja euroja. Varastojen merkityksestä huolimatta niiden arvoa ei välttämättä tiedetä.

Myös tiedon ajantasaisuudella on suuri merkitys

Osa tiedoista on sellaisia, jotka päivittyvät automaattisesti ja ovat koko ajan ajantasaisia. Talouden ajantasaisen tiedon saaminen on joskus vaikeaa. Lakisääteisesti maatalouden harjoittaja voi tehdä kirjanpidon kerran vuodessa, jos käytössä on arvolisäveron osalta vuosimenettely. Jos taloutta tarkastellaan vuositasolla, on korjausliikkeiden tekeminen lähes mahdotonta. Ei riitä, että seurataan pelkästään pankkitilin saldoa, sillä se kertoon vain käytettävissä olevan rahamäärän eikä mitään muuta taloudesta. Onneksi taloustietoa on helppo jalostaa ja rikastaa niin, että talouden kokonaiskuva saadaan näkyviin.

Yrityksen johtamiseen kuuluu johtamisjärjestelmä, jonka avulla hahmotetaan johtamisen kokonaisuus niin pitkällä kuin lyhyellä aikavälillä. Pitkällä aikavälillä seurattavat asiat ovat erilaisia kuin lyhyellä aikavälillä seurattavat asiat. Olennaista on se, että yrityksen johto tunnistaa, mitä tietoa yrityksen täytyy raportoida menestyäkseen. Tiedon tarpeen tulee lähteä yrityksestä, ei siitä mitä viranomaiset vaativat. Näiden tietojen yhdistäminen ja niistä kokonaiskuvan rakentaminen siten, että osataan tehdä oikeita valintoja, on yrityksen johtamisen ytimessä.