Yrittäjän on pakko miettiä, mihin aikansa käyttää

Pitäisi taas kirjata tunnit. Voi kuttu. Miksi tämä tuntuu niin tervanjuonnilta? Täysin turha rituaali, jolla kuvitellaan johdettavan työaikaa. Vai onko sittenkään?

Minulle ihmisenä, turhalta tuntuvat hallinnolliset työt ovat aina olleet myrkkyä. Olen kategorisesti lokeroinut työaikakirjaukset tähän laariin kuuluvaksi turhaksi byrokratiaksi. Onko asia kuitenkaan näin mustavalkoinen? Etsiessäni vastausta itselleni asettamaani kysymykseen, minun on sukellettava syvemmälle johtamisen pimeään ytimeen.

Vuosia sitten työskentelin suomalaisen matkapuhelinteollisuuden parissa. Olin mukana pohtimassa erilaisten tekemisten merkityksiä Nokian IT:n menestystä selittävinä tekijöinä. Teimme Core – Context analyysejä. Analyyseissä ideana oli tunnistaa, mitkä IT yksikössä tapahtuvat tekemiset olivat liiketoiminnan keskiössä. Ne olivat luonteeltaan sellaisia, että ne loivat kilpailuetua, olivat kriittisen tärkeitä menestyksen kannalta ja pieleen mennessään aiheuttivat erityisen suuria ongelmia. Ne olivat corea, kovaa ydintä. Nokian lähtökohtana oli, että nämä core- luokkaan sijoittuvat työt piti tehdä itse – niitä ei voinut ulkoistaa. Entäpä tämä context käsite? Tähän kategoriaan kuuluvat suoritteet eivät itsessään luoneet ainutlaatuista kilpailuetua, eivätkä muutenkaan selittäneet erityisellä tavalla Nokia IT:n tavoitteiden saavuttamista. Näihin töihin ei rajallisia resursseja kannattanut uhrata, koska ne hoituivat hyvin ulkoistuspalveluita käyttämällä.

Vietettyäni noin vuoden verran ProAgriassa, Etelä–Savon pitkäaikainen talouden- ja johtamisen asiantuntija, isolla pensselillä maalaava ja myös yritystoiminnan inhimillisen puolen tarkkanäköisesti hahmottava näkijä, Arto Karila esitteli minulle laatimansa johtamisen tikkataulumallin. Tuo malli oli selvästi Nokian Core context analyysien sukua, vähintään serkkutyttö.

Mallin kauneus piilee sen yksinkertaisuudessa. Siinä yrityksen työt tai oikeastaan tekemiset on jaettu kolmeen kategoriaan.

Kategoria 1: Ykköskategoriaan kuuluvat sellaiset asiat, jotka yrittäjän on tehtävä itse, ja vain itse. Johtaminen, tulevaisuuden suunnittelu, monet päätökset ja taloudesta huolehtiminen kuuluvat tähän tekemisluokkaan.

Kategoria 2: Tähän kategoriaan kuuluu tekemisiä, joihin yrittäjän kannattaa uhrata omaa työaikaansa, mutta joissa voi hyödyntää myös ostettua työvoimaa tai vaikkapa ulkoistuspalveluita. Useat tuotantoprosessien suorittamiseen liittyvät, vaikkapa pellolla tai kasvihuoneessa tapahtuvat työt voimme sijoittaa tälle tikkataulun sektorille.

Kategoria 3: Älä koske pitkällä tikullakaan. Asia hoituu ostetullakin työllä ja yrittäjän ei kannata tuhlata omaa kallisarvoista aikaansa näiden töiden suorittamiseen. Miksi käyttää omaa aikaa esim. peruskirjanpitoon, kun tilitoimistoasiantuntija tekee työn todennäköisesti nopeammin, oikeellisemmin ja varsin kohtuullisin kustannuksin. Kysymys on suhteellisen edun käsitteestä, yrittäjä pystyy saamaan käyttämälleen työajalle korkeamman tuottoasteen jossain muualla kuin tiliöintejä suorittaessaan.

Arton esittelemä Tikkataulumalli auttaa suunnittelemaan yrityksen töiden jakamista ja ajankäyttöä. Minkä asioiden tekemiseen minä yrittäjänä laitan fokukseni? Mitä itse teen normaaliarjessa, minkä asioiden suorittamiseen palkkaamani työntekijät keskittyvät ja mitä duuneja annan yhteistyökumppanieni hoidettavaksi?

Täydennetään työkalupakkiamme alussa parjaamallani työajankirjaus prosessilla. Jopa ProAgria on lähtenyt mukaan tuottamaan näitä paholaisen keksinnöksi epäilemiäni työajankirjaukseen käytettäviä järjestelmiä. ProAika- työajankirjaussovellus mahdollistaa ajankäytön seuraamisen seikkaperäisellä tasolla. Kun yhdistämme tämän seurantatyökalun ja aiemmin kuvaamaani tikkataulumallin, aukeaa uusi maisema johtamisen maailmaan.

Nyt näemme, kuinka paljon todellisuudessa käytämme aikaamme eri tekemisiin. Miten työaikamme jakautuu tikkataulumallin kolmen eri kategorian kesken? Onko fokuksemme oikeissa tekemisissä?

Toisaalta saamme tietoa, kuinka paljon eri prosessit vievät aikaa. Suorittaako joku henkilö työporukastamme jonkin asian selvästi nopeammin kuin muut? Mitä hän tekee toisin? Mikä on eri tekemisten todellinen kustannus, kun kerromme käytetyn työajan määrän palkkakulun yksikköhinnalla? Onko palkkakulu suurempi kuin vaikkapa ostopalvelun hinta?

Alamme auttamatta kulkemaan myös Lean management maailman suuntaan. Kun pyrimme liinaamaan prosessejamme, miten voimme ymmärtää suorittamiemme parannustoimenpiteiden vaikuttavuutta, jos emme kykene mittamaan ajankäytössä tapahtuneita muutoksia?

Okei ystävät. Nostan kädet pystyyn tappion ja virheen merkiksi. Parta tutisten tunnustan olleeni väärässä. Työaikaa kannatta seurata ja analysoida, koska edelleen vuorokaudessa on vain ne 24 tuntia aikaa. Ja huom. tuo kaikki aika ei ole käytettävissä työntekoon, jos haluamme pysyä tolkuissamme, säilyttää itsellemme tärkeät ihmissuhteet ja rakkaat harrastukset. Tämän kirjoituksen tuottaminen taisi opettaa minulle jotain tärkeää johtamisesta. Hyvä niin. Siis ilon kautta kirjaamaan tunteja.