Työohjeet kuntoon ja käyttöön

Poikkeukselliset tilanteet aiheuttavat stressiä. Koronaepidemia herättää monenlaisia kysymyksiä ja epävarmuuden tunteita: Saanko riittävästi työntekijöitä? Entä jos joku sairastuu? Miten perehdytän suuren joukon uusia ihmisiä?

Työohjeiden merkitys korostuu, kun suuri osa työntekijöistä on uusia tai työntekijöitä on tarpeeseen nähden niukasti. Hyvällä perehdytyksellä ja ohjeistuksella työn tekeminen tehostuu, kun ohjeiden kyselyyn, virheiden korjaamiseen ja epämääräiseen säätämiseen ei mene niin paljon aikaa. Myös työn laatu pysyy yhtenäisempänä. Hyvä työohje tukee perehdyttämistä, mutta siitä on hyötyä myös kokeneille tekijöille. Puutarhatilojen hektisessä sesongissa työn sujuvuus ja tuottavuus ovat ensiarvoisen tärkeitä.

SOP-työohjeita on jo tullut käyttöön suomalaisilla maatiloilla. SOP on lyhenne englannista, Standard Operating Procedure. Kyseessä on siis vakioitu käytäntö, kirjallinen ja kuvallinen kuvaus siitä, miten tietty työ yrityksessä suoritetaan. Hyvä työohje käy työvaiheet läpi niin, että vähälläkin kokemuksella työn pystyy suorittamaan riittävän hyvin ja turvallisesti. Työntekijä pystyy perehdytyksen jälkeen normaalitilanteessa tarkastamaan oikeat työtavat SOP-työohjeesta.

Työohjeen voi laatia itse tai käyttää apuna asiantuntijaa. Asiantuntija tuo ulkopuolista näkökulmaa ja voi antaa vinkkejä työvaiheiden kehittämiseen. Ulkopuolinen näkemys auttaa tekemään ohjeista riittävän kattavia ja selkeitä ja välttämään liikaa oikomista. Joka tapauksessa työprosessin huolellinen läpikäynti voi auttaa löytämään työtapoja, joita viilaamalla säästetään työaikaa ja parannetaan toiminnan laatua.

Pelkkä työohje ei kuitenkaan vielä auta, jos se hautautuu kansioihin. Työohje on otettava käyttöön. Ohjetta on myös tarpeen mukaan päivitettävä. Parhaimmillaan SOP-työohje on jokapäiväinen johtamisen ja riskienhallinnan työkalu. Se kuuluu näkyvälle paikalle ja aktiivisesti hyödynnettäväksi.

Entä jos olet itse poissa pelistä? Pyöriikö yrityksesi? Erikoistilanteisiin varautuminen kannattaa aina. Äkillinen sairastuminen tai tapaturma voi sattua milloin tahansa, ei vain laajojen epidemioiden aikana. Jos yrityksen päivittäisen toiminnan pyörittämiseen tarvittava tieto on vain yrittäjän omassa päässä, poikkeustilanteet voivat koitua yritykselle kohtalokkaiksi. Kun tärkeimmät toimet on listattu ja ohjeistettu, yrityksen toimintaa voidaan jatkaa sijaisvoimin tyydyttävästi tai tarvittaessa tehdä toiminnan alasajo hallitusti.

Yrityksen elinkaareen voi osua suurempia ja pienempiä kriisejä. Kaikkeen emme voi itse vaikuttaa. Kannattaa keskittyä siihen, mitä voi itse tehdä, jotta kriisistä päästään yli ja eteenpäin.

Mirja Tiihonen, puutarhatuotannon asiantuntija, ProAgria Etelä-Savo