Arbetsanvisningarna i skick och i användning

Exceptionella situationer orsakar stress. Corona epidemin väcker många frågor och känslor av osäkerhet: Kommer jag att få tillräckligt med arbetstagare? Vad om någon insjuknar? Hur introducerar jag en stor grupp av nya människor till arbetet?

När en stor del av arbetstagarna är nya eller det är knappt om arbetstagare i förhållandet till behovet ökar arbetsinstruktionernas betydelse. En bra introduktion och vägledning i arbetet effektiverar, eftersom det inte går tid till att fråga efter anvisningar, korrigera misstag eller onödigt arbete. Även kvalitén på arbetet blir enhetligare. En bra arbetsinstruktion stöder vägledningen i arbetet, men den är också till nytta för erfarna arbetstagare. Under den hektiska säsongen på trädgårdsföretagen är det av stor betydelse att arbetet fungerar smidigt och är produktivt

SOP- arbetsinstruktioner har redan tagits i bruk i finländska jordbruksföretag. SOP är en förkortning från engelskans Standard Operating Procedure. Det är frågan om en standardiserad praxis, en skriftlig och bildlig beskrivning av hur vissa arbeten utförs i företaget. En bra arbetsinstruktion går igenom arbetsmomenten så att till och med en person med mindre arbetserfarenhet ska kunna utföra arbetet tillräckligt bra och säkert. Arbetstagaren kan efter introduktionen i normala fall kontrollera de rätta arbetsmetoderna från SOP-arbetsinstruktionen.

Man kan man själv eller tillsammans med en rådgivare utarbeta arbetsinstruktionerna. Rådgivaren ger en utomstående synvinkel och ger tips på hur olika arbetsskeden kan utvecklas. Den utomstående synvinkeln hjälper till att göra instruktionerna tillräckligt heltäckande och klara och man undviker att göra för många genvägar. En grundlig genomgång av arbetsprocessen hjälper till att finna arbetssätt som sparar både arbetstid och förbättrar verksamhetens kvalitet.

Om arbetsinstruktionen blir liggande i bordslådan sker det ingen förändring. Den måste tas i bruk och vid behov också uppdateras. Som bäst är SOP-arbetsinstruktionen ett dagligt arbetsredskap för det dagliga ledarskapet och riskhanteringen. Den bör finnas på en synlig plats och bör aktivt användas.

Ifall du själv blir ur spel? Rullar ditt företag vidare? Det lönar sig alltid att förbereda sig för exceptionella situationer. En plötslig sjukdom eller olycka kan hända när som helst, inte bara under en utbredd epidemi. Om informationen för företagets dagliga funktion endast finns i företagarens egna huvud, kan undantagstillstånd få allvarliga följder för företaget. När de viktigaste funktionerna är listade och instruerade kan företagets verksamhet godtagbart fortsätta med ställföreträdare och vid behov kan verksamheten på ett kontrollerbart sätt köras ned.

Under ett företags livscykel kan det förekomma mindre och större kriser. Vi kan inte påverka allt. Det lönar sig att fokusera på det vad man själv kan göra, så att man kommer över krisen och sedan kan gå vidare.

Mirja Tiihonen, Trädgårdsrådgivare, ProAgria Södra Savolax