Strategiasta kalenteriin

Mistä yrityksen johtaminen muodostuu?

Hankkeen alussa keskusteltiin johtamisen osa-alueita (strateginen johtaminen, tiedonhankinta, taloudenjohtaminen, ihmisten johtaminen, tuotannonjohtaminen jne.) läpi yrittäjän kanssa.

Keskusteluissa huomioitiin A) Kuinka hyvin kukin johtamisen osa-alue on hoidossa, B) Onko osa-alue haastava vai luonteva yrittäjälle ja C) mitä digitaalisia järjestelmiä osa-alueen johtamisessa käytetään.

Näin päästiin syvemmälle yrityksen ja ihmisten tekemiseen vaikuttaviin seikkoihin ja motivaatioihin – toisinaan hyvinkin syvällisesti ja avoimesti. Ilmassa oli innostusta!

Yhteisen keskustelun jälkeen kokosimme ehdotuksen asiakkaan johtamisen kehittämisestä jatkotyöskentelyn pohjaksi. Useimmiten keskustelu loi hyvän yhteisen alkuymmärryksen kehittämisteemoista.

Johtamisjärjestelmä muotoutuu keskustellen

Hankkeessa rakennettiin asiakkaan tarpeen ja tilanteen mukaisia johtamisjärjestelmiä. Yhtäläisyyksiäkin löydettiin, ja siksi ”yleinen johtamisjärjestelmä” on mahdollista kuvata.

Esimerkki: Jokaisella yrityksellä on teemoja, joiden kehittämiseen halutaan ja on syytä panostaa. Hankeosallistujilta esille nousi esimerkiksi talouslukujen analysointitaitojen kehittäminen ja päätöksenteon tukevoittaminen talous- tai muuhun dataan pohjautuen, maan kasvukunnon parantaminen, pellon ja navetan yhteyden tiivistäminen, peltoviljelystrategian järkeistäminen, ruokinnan tarkempi suunnittelu, kehittyminen ihmistenjohtajana, kasvun askelmerkkien selvittäminen jne. Tarpeiden erilaisuus huomattiin jo kartoitusvaiheessa. Siksi ei ole järkevää tarjota kaikille tiloille tiettyä kehittämisteemojen listaa.

Kaikille tiloille löydettiin yhteinen aihe: tarve tunnistaa kehittämistoimenpiteitä vaativat tai kehityspotentiaalia sisältävät kohdat ja laatia tapa johtaa näiden asioiden eteenpäinviemistä systemaattisesti.

Miten saadaan tunnistettujen strategisten teemojen kehittämistarve (olisi hyvä... pitäisi...) toiminnaksi saakka?

Hankkeen asiakkaille löydettiin yrityksen ja yrittäjän tarpeisiin perustuvat strategiset kehittämiskohteet. Kaikkea ei voi kehittää kerralla, joten strategisia painopistealueita määriteltäessä rajattiin ne noin viiteen tässä hetkessä eniten vaikuttavuutta tuottavaan (useampi voi jäädä ”jonoon”). Kehittämisteemojen löytämistä tärkeämpää on se, että yritykselle laadittiin tapa itse määrittää säännöllisesti omat strategiset painopistealueensa.

Esimerkiksi: Strategisena painopistealueena maan kasvukunnon parantaminen: Voit laittaa ensi torstaiksi kalenteriin merkinnän klo 12-15 - maan kasvukunnon parantamista. Merkintä ei kuitenkaan ohjaa vielä mitään konkreettista tekemistä. Asia pitää purkaa auki pienempiin tekemisiin kuten salaojitusten parantaminen, maanmuokkaustoimenpiteet, viljelystrategian suunnittelu jne. Näitäkään ei vielä voi laittaa kalenteriin. Jos puramme salaojitusten parantamisen pienempiin palasiin, kuten urakoitsijoiden etsiminen ja tarjouspyyntöjen lähettäminen, ne voi laittaa kalenteriin. Näin strategiset tavoitteet ja painopistealueiden johtaminen on viety kalenterin ja oikeiden tekemisten tasolle. Sama haaste kohdataan kaikissa yrityksissä.

Mitä teemme, jotta strategiset tavoitteemme lähtisivät toteutumaan?

Strategian koostuminen erityyppisistä ja eri kokoisista osasista aiheuttaa haasteen, kuinka usein mitäkin asiaa tulisi pitää esillä. Strategia perustuu mm. yrittäjän arvoista, toimintaa ohjaavista kaikkien jakamista arvoista, missiosta eli yrityksen suuremmasta tehtävästä, visiosta tulevaan ja erilaisista yrityksen omistajien unelmista, haaveista ja persoonallisuuspiirteistä. Nämä muuttuvat melko hitaasti, joten tähän on mielekästä palata vaikkapa vuoden välein.

Strategiatyössä analysoidaan yrityksen sisäistä nykytilaa ja ulkoisen toimintaympäristön muutoksia. Näissä vuositaso ei riitä. Tuotantopanosten hinnat, markkinakorot, tuottajahinnat ja korvausehdot elävät. Näitä pitää seurata jatkuvasti, mutta vähintään kuukausittain on hyödyllistä tarkastella, miltä maailma ja yrityksen toiminta näyttävät siinä hetkessä.

Yritys voi kohdata henkilöstöön liittyviä muutoksia, eläintauteja, sääriskejä, jne. Yritys kohtaa myös yllättäviä positiivisia tilanteita kuten mielenkiintoisia yhteistyöehdotuksia, läheltä vapautuvia resursseja jne. Näidenkään johtaminen ei kulje vuosirytmissä, vaan ne tapahtuvat jatkuvasti. Reagointia helpottaa, jos päätöksiä voi peilata jo mietittyyn strategiaan.

Strategisten tavoitteiden toteutumista pitää johtaa viikkotasolla ja riittävästi joka päivä arjen keskellä. Osalla se voi tarkoittaa työtiimin viikkopalaveria tai pysähtymishetkeä itsensä kanssa pohtien edellisen ja seuraavan viikon tekemisiä – toteuttavatko ne strategisen kehittämisen teemoja haluttuun suuntaan? Hankeosallistujien kanssa mietimme alulle omalta tuntuvia palaveri- ja dokumentointikäytäntöjä, jotka edistävät suunnitelmallisuuden toteutumista.

Jatkuva prosessi – ei yksittäinen projekti

Samanlainen tekemisen tapa ei sovi kaikille; joillekin etenemisen seuraaminen on mielekästä excel-taulukoiden kautta ja toinen kirjailee asioita puhelimen muistioon lennosta. On tärkeää miettiä itselle ja yrityksen työporukalle sopiva tapa toteuttaa asioiden edistämistä ja seurantaa, niin ne tulevat todennäköisemmin tehdyiksi säännöllisesti vuosi-, kuukausi- tai viikkotasolla. On helpottavaa saada itselle ja yritykselle luotua systeemi, jolla asioita saa pois oman pään varasta.

On lähes mahdotonta rakentaa viideksi vuodeksi pätevää strategiaa, vaan strategia elää koko ajan muuttuvan toimintaympäristön myötä. Johtamisjärjestelmän perusta luodaan strategiselta tasolta. Mitä haluan elämältä, entäpä yritykseltä? Mitkä ovat arvoni ja missä näen itseni ja yritykseni tulevaisuudessa?

Hankkeen tekeminen oli haastavaa, hauskaa ja palkitsevaa, ihmiset olivat valmiit sukeltamaan syvään päähän. Hyvällä tunnelmalla ja huumorilla mentiin, asioita heräteltiin alulle ja työ ”omasta päästä kalenteriin” jatkuu.

Euroopan maaseuturahaston rahoittama Digi-Märe -hanke toteutettiin ProAgria Etelä-Savon ja ProAgria Keskusten Liiton yhteistyönä ajalla 1.7.2021-30.6.2024. Lue lisää hankkeesta.

Oletko kiinnostunut johtamisjärjestelmän rakentamisesta omaan yritykseesi? Ota yhteyttä johtamisen asiantuntijoihimme!